آرکائیو کرنے والی مالی معلومات ذاتی ترجیحات اور ضرورت نہیں ہے (اگرچہ باقاعدگی سے حمایت کرنا ہے!). کچھ جلدی صارفین کو ہر سال کے اختتام پر ان کے ڈیٹا کا ایک آرکائیو کاپی بنایا جاتا ہے، لیکن آپ کو چند سال کی عمر کے بعد ڈیٹا فائل کا حصہ محفوظ کرنے کا فیصلہ ہوسکتا ہے.
شاکن میں آرکائیو کمانڈ سے پہلے آپ کی وضاحت کی تاریخ اور اس سے قبل ٹرانزیکشن کا ایک نقل بناتا ہے. آپ کسی بھی ٹرانزیکشنز کو کھو نہیں کرتے ہیں کیونکہ اس سافٹ ویئر میں آرکائیو کرنے والی اصل ڈیٹا فائل سے محفوظ شدہ ٹرانزیکشنز کو تقسیم نہیں کیا جاتا ہے.
شروع ہونے سے پہلے، یہ یقینی بنائیں کہ آپ ڈیٹا فائل کے ساتھ کام کر رہے ہیں جو آپ آرکائیو کرنا چاہتے ہیں. اگر آپ صرف ایک ڈیٹا فائل استعمال کررہے ہیں، تو یہ ایک مسئلہ نہیں ہے.
01 کس طرح فوری آرکائیو کام کرتا ہے اور شروع کرنا
نوٹ: اگر آپ پرانے تیز شدہ ورژن کا استعمال کر رہے ہیں تو، آپ اس سال پر دکھائے گئے سال کا اختتام کاپی ونڈو دیکھیں گے. مزید حالیہ ورژن اس سبق کے مرحلے 2 میں اس تصویر کو ظاہر کرتی ہیں.
فوری فائل آرکائیو کے عمل کو شروع کریں
اگر آپ ایک پرانے فوری ورژن استعمال کر رہے ہیں تو:
- جلدی میں، اوپری بائیں پر فائل پر کلک کریں، پھر فائل آپریشنز
- سال کے اختتام کاپی پر کلک کریں
- آرکائیو منتخب کریں اور ٹھیک پر کلک کریں
اگر آپ ایک نیا بیک اپ ورژن استعمال کر رہے ہیں، تو آپ کو دو اختیارات کے ساتھ ایک سال کا اختتام کاپی ونڈو بنائیں گے:
- اپنے ڈیٹا فائل میں تمام ٹرانزیکشنز کو برقرار رکھنے کے دوران اپنے ڈیٹا کو محفوظ کرنے کیلئے منتخب کریں: موجودہ ڈیٹا فائل، منتخب کریں کچھ نہیں. میرا موجودہ ڈیٹا فائل بے ترتیب رہتا ہے.
- اس ڈیٹا کو اپنے ڈیٹا فائل سے پرانے ٹرانزیکشن کو دور کرنے کے لۓ اس اختیار کو منتخب کریں. اسی وقت آپ آرکائیو کرتے ہیں: میں اس موجودہ ڈیٹا فائل میں صرف اس تاریخ سے شروع کرنا چاہتا ہوں. مستقبل میں، آپ آرکائیو فائل کھولنے کے ذریعہ آپ کے ڈیٹا فائل سے ٹرانزیکشن تک رسائی حاصل کرسکتے ہیں.
02 آرکائیو فائل کیلئے فائل نام اور مقام مقرر کریں
پرانے تیز رفتار ورژن: فائل کے نام کے اختتام پر سال کے آخری دو ہندسوں کو ڈال کر آرکائیو فائل میں ایک نام کو تفویض کرتا ہے.
نئے ورژن: فوری طور پر BKP فائل کا نام جوڑتا ہے.
آپ فائل کا نام اور محل وقوع تبدیل کر سکتے ہیں، اس بات کا کوئی بھی فرق نہیں کہ آپ کا کون سا ورژن فوری طور پر ہے.
ایک فوری آرکائیو فائل کا نام:
- ڈیٹا فائل کا نام سلیش اور آخر کے ساتھ .QDF کے ساتھ شروع ہوتا ہے. ایک نیا فائل نام براہ راست سلیش اور .QDF کے درمیان درج کریں.
- یہ حروف فائل ناموں میں استعمال نہیں کیا جا سکتا: *؟ | ": \ /.
- جتنا زیادہ تر لوگ فوری طور پر ڈیفالٹ فائل کا نام قبول کرتے ہیں، زیادہ تر آسانی سے فائل کا مقام بھی قبول کرتے ہیں. آپ فائل کے نام کے آگے براؤز پر کلک کرکے مقام کو تبدیل کر سکتے ہیں، پھر اپنے کمپیوٹر کی فائل کی ساخت کو اس جگہ پر نیویگیشن کرنا چاہتے ہیں جو آپ چاہتے ہیں کہ آرکائیو میں محفوظ ہو. اگر آپ آر ڈی، یوایسبی یا دیگر بیرونی میڈیا کے ذریعہ آرکائیو کو بچانا چاہتے ہیں، براؤز پر کلک کرنے کے بعد ڈرائیو خط کا انتخاب کریں. آرکائیو فائل کو ایک آن لائن بیک اپ سروس میں محفوظ کرنے کے لئے، فائل فولڈر کو منتخب کریں اور / یا آپ کی خدمات کے استعمال کو ڈرائیو کریں. اگر آپ یہ پتہ نہیں لگ سکتے ہیں، صرف آرکائیو فائل کو آپ کے ڈیسک ٹاپ پر محفوظ کریں، پھر اسے بیک اپ سروس فولڈر یا ایپلی کیشنز میں منتقل کریں.
- منسلک ہوجائے گا صرف اس صورت میں محفوظ ہوجائے گا جب آپ کے کمپیوٹر پر دستیاب کافی جگہ موجود ہے.
03 فوری آرکائیو فائل کے لئے تاریخ کا انتخاب کریں
اگر آپ کے پاس بیک اپ کا ایک نیا ورژن ہے اور آپ نے "مرحلہ 1 میں بحث نہیں کیا" اختیار کا انتخاب کیا، ان ہدایات پر عمل کریں. اگر آپ دوسرے اختیار کا انتخاب کرتے ہیں تو اگلے مرحلے پر جائیں.
اگر آپ بیکن کے پہلے ورژن کا استعمال کر رہے ہیں تو، ان ہدایات پر عمل کریں:
- یا "آرکائیو کے اعداد و شمار کو اپ ڈیٹ اور بشمول" کیلئے یا اس سے قبل واقع ہونے والے آرکائیو کے لئے تاریخ اور آپ کی توثیق کی تاریخ میں تبدیل کرنے کیلئے فوری طور پر آرکائیو کی تاریخ کو قبول کریں.
- آپ کو تاریخ باکس میں کلک کر سکتے ہیں اور ایک نئی تاریخ میں لکھیں.
- یا، کیلنڈر کے نشان پر کلک کریں تاریخ باکس کے دائیں جانب، پھر کیلنڈر کے ذریعہ آگے بڑھنے اور واپس نیویگیشن کے لئے مہینے کے کسی بھی طرف تیر کو استعمال کریں. جب آپ مہینے تک پہنچ جاتے ہیں تو، صرف تاریخ کے دن مہینے کے دن صرف کلک کریں.
04 محفوظ شدہ دستاویزات فائل محفوظ کریں
اگر آپ آرکائیو فائل پر نظر ڈالنے کا انتخاب کرتے ہیں تو، آپ فائل پر کلک کرکے اپنے اصل ڈیٹا فائل میں واپس آ سکتے ہیں، پھر پاپ اپ کھڑکی میں موجود اختیارات کے نچلے حصے کے قریب فہرست سے اصل فائل کو منتخب کریں.
انتباہ! محفوظ شدہ دستاویزات تبدیل نہ کریں!
آپ کو فوری طور پر آرکائیو فائل میں ٹرانزیکشن میں تبدیل نہیں کرنا چاہئے، صرف اپنے اصل ڈیٹا فائل میں. آپ اس بات کو یقینی بن سکتے ہیں کہ ٹرانزیکشن پاسورڈ کی ترتیب سے غلطی میں کوئی تبدیلی نہیں کی جاتی ہے، جو اعداد و شمار کو دیکھنے کے لئے اجازت دے گی لیکن پاس ورڈ داخل ہونے کے بغیر کوئی تبدیلی نہیں کی جاسکتی ہے. آپ ایک فائل کا پاس ورڈ بھی مقرر کرسکتے ہیں تاکہ کسی اور کو فائل کو دیکھنے یا اس میں تبدیلی نہ کرسکیں.